DATEV System anbinden

Welche Schritte muss ich durchführen, um auf ein DATEV System zugreifen zu können?

• Starte über unser Partnerportal oder über unsere API das Onboarding für eine Kanzlei.
• Die Kanzlei muss das Onboarding unterzeichnen.
• Cloud Gateway nimmt eigenständig Kontakt mit dem IT-Ansprechpartner der Kanzlei auf und trifft alle notwendigen Vorbereitungen.
• Sobald alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind, wird der Zugang durch Cloud Gateway automatisch freigeschaltet.
• Anschließend kann der Zugriff über die HTTP API mit den bereitgestellten Zugangsdaten erfolgen.

Wichtig: Das Onboarding wird immer durch den jeweiligen Cloud Gateway Partner initiiert. Wenn du Kanzlei / Unternehmen bist, das eine Software einsetzen möchte, die Cloud Gateway verwendet, wende dich bitte an den Softwarehersteller

Ein neues Onboarding starten

Es gibt zwei Wege, um das DATEV System einer Kanzlei mit Cloud Gateway zu verbinden:

1. Manuell über unser Partnerportal – empfohlen für Softwarehersteller mit einer geringen Anzahl von DATEV-Systemen.
2. (In Pilotphase) Automatisiert über unsere API – geeignet für Softwarehersteller, die viele DATEV-Systeme anbinden möchten.

Via Partnerportal

Um ein neues Onboarding über das Partnerportal zu starten, sind einige wichtige Angaben vom Kunden erforderlich. Dabei ist entscheidend, dass die Daten vom Inhaber des DATEV Servers stammen – also von der Kanzlei oder dem Unternehmen, auf das der DATEV Server lizenziert ist.

Folgende Informationen werden benötigt:

• Name der Kanzlei / des Unternehmens (muss mit dem DATEV-Server-Inhaber übereinstimmen)
• Beraternummer, auf die der DATEV Server lizenziert ist (nicht die Beraternummer eines Mandanten)
  • Diese kann direkt auf dem DATEV System im Installationsmanager unter den installierten Produkten im rechten Bereich eingesehen werden.
• E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners in der Kanzlei / dem Unternehmen.
• Ordnungsbegriffe, auf die zugegriffen werden soll (Berater- und Mandantennummer oder "*" für alle).
  • Hier ist zu beachten, dass wir uns auf die zentrale Mandantennummer beziehen.
• Falls vorhanden: IT-Partner Informationen (Name & E-Mail, optional, aber empfohlen: Telefon).

Schritte zur Onboarding-Anfrage im Partnerportal:

1. Logge dich im Partnerportal mit deinen Zugangsdaten ein.
2. Wähle deine angelegte Anwendung aus.
3. Klicke im Menü auf „Neues DATEV System“.
4. Gib die Kundendaten in das Formular ein.
5. Klicke auf „Absenden“.
6. Direkt danach erhältst du die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) für den API-Zugriff.
   Wichtig: Diese Zugangsdaten werden nur einmal angezeigt und sollten sicher gespeichert werden.

Wie geht es jetzt weiter?

Der Kunde erhält eine E-Mail mit dem Betreff:
„Software XY möchte auf dein DATEV System zugreifen“
Darin enthalten ist ein Link zu einer Bestätigungsseite, auf der die Details der Anfrage aufgelistet sind.
Hier kann der Kunde die Vertragsunterlagen sowie die Auftragsverarbeitungsvereinbarung akzeptieren und elektronisch unterzeichnen.

Wichtige Hinweise zur Vertragsbeziehung

Cloud Gateway schließt einen Vertrag mit dem Inhaber des DATEV Systems ab.

• Der Vertrag selbst ist für den Kunden kostenlos, da unsere Gebühren direkt an den Softwarehersteller verrechnet werden.
• Die Kanzlei oder das Unternehmen geht damit ein Auftragsverhältnis mit Cloud Gateway ein, wodurch wir für die erteilten Berechtigungsfreigaben haften.
• Kosten können für die Kanzlei nur entstehen, wenn Cloud Gateway abweichend von der Standardkonfiguration eingerichtet wird und zusätzlicher Support erforderlich ist.

Wer darf unterzeichnen?

Die Freigabe der Verbindung darf in der Kanzlei oder im Unternehmen nur von bestimmten Personen unterzeichnet werden.

Warum ist das wichtig?

Cloud Gateway erhält durch die Unterzeichnung autorisierte Zugriffsrechte auf das DATEV System.
Um Missbrauch zu vermeiden und sicherzustellen, dass eine gültige Zustimmung vorliegt, führen wir mehrere Sicherheits- und Compliance-Checks durch.
Dabei prüfen wir:

• Ob die unterzeichnende Person zeichnungsberechtigt ist.
• Ob die Daten mit öffentlichen Registern übereinstimmen.
• Ob die Freigabe von einer autorisierten Person stammt, um unbefugte Zugriffe auszuschließen.

Wie kann der Kunde unterschreiben?

Es gibt zwei Möglichkeiten für den Kunden (die Kanzlei oder das Unternehmen), die Freigabe zu unterzeichnen:

1. Per DATEV Smart Card

Falls der Kunde über eine DATEV Smart Card verfügt (z. B. mIdentity oder Smart Login), kann die Unterzeichnung direkt damit erfolgen.
Der Kunde wird dazu aufgefordert, sich mit der Smart Card einzuloggen. Anschließend gleichen wir den Namen in der Smart Card mit der Liste der Vertretungsberechtigten ab.
Stimmen die Daten überein, ist die Zeichnung erfolgreich.

2. Per Ausweis (Identitätsprüfung)

Falls eine zeichnungsberechtigte Person keine DATEV Smart Card besitzt – was besonders häufig bei Unternehmen der Fall ist – kann die Identifikation per Personalausweis erfolgen.
Der Prozess läuft folgendermaßen ab:

1. Der Kunde erhält einen QR-Code, den er mit seinem Smartphone scannt.
2. Er wird gebeten, ein Foto seines Ausweises sowie ein Selfie zu machen.
3. Die Identitätsprüfung erfolgt durch einen automatisierten Abgleich der Daten.

Technische Einrichtung

Nachdem der Kunde die Freigabe erteilt hat, erfolgt die technische Einrichtung.

• Cloud Gateway sendet eine Installationsanleitung für den Software-Client an den IT-Partner der Kanzlei.
• In speziellen IT-Umgebungen wie DATEVasp oder DATEV Smart IT kann die Anbindung ohne Client erfolgen – hierbei setzen wir auf individuelle Prozesse.
  (Ein separater Artikel zu den Details dieser speziellen IT-Umgebungen folgt in Kürze.)

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, kann die API genutzt werden, um auf das DATEV System zuzugreifen.